Recruitment Process Outsourcing (RPO)

Snel tijdelijk personeel nodig? Neem dan contact op via 0348-490006 of laat hieronder uw gegevens achter.

Recruitment Process Outsourcing, kortweg RPO, betekent dat een organisatie (een deel van) haar recruitmentproces uitbesteedt aan een gespecialiseerde partner. In de klassieke vorm gaat het om het volledig overnemen van recruitment: van intake tot en met indiensttreding. In Nederland is deze vorm nog beperkt ingeburgerd, terwijl de behoefte eraan in de praktijk duidelijk aanwezig is.

Organisaties kiezen voor RPO omdat recruitment de afgelopen jaren ingrijpend is veranderd. De arbeidsmarkt is krap, kandidaten reageren minder vanzelfsprekend en werving is steeds minder een kwestie van “vacature plaatsen en afwachten”. Recruitment vraagt om structuur, doorlopende aandacht en een procesmatige aanpak. RPO is dan ook een strategische keuze: door recruitment (tijdelijk of structureel) uit handen te geven, ontstaat ruimte voor interne HR-teams om zich te richten op strategische vraagstukken in plaats van dagelijkse wervingstaken.

Wat RPO in de praktijk vooral oplevert, is niet automatisch “betere kandidaten” in absolute zin, maar meer grip op het recruitmentproces. Door recruitment structureel in te richten ontstaat na verloop van tijd een eigen kandidatenpool: kandidaten die eerder interesse hebben getoond, al eens in procedure zijn geweest of bewust zijn benaderd. Deze kandidaten verdwijnen niet in losse mappen of mailboxen, maar worden beheerd in een professioneel ingerichte backoffice voor werving en selectie.

Doordat alle processtappen zijn vastgelegd en gekoppeld aan duidelijke tijdspaden – voor zowel The AdminPeople als de organisatie – ontstaat inzicht en voorspelbaarheid. Iedereen weet wat er verwacht wordt, wie wanneer aan zet is en wat de doorlooptijd is. Dit voorkomt ruis, vertraging en afhankelijkheid van toevallige beschikbaarheid. Het resultaat is een efficiënt, transparant en beheersbaar recruitmentproces, waarin snelheid, kwaliteit en kosten structureel in balans zijn.

De klassieke vorm van RPO, waarbij het volledige recruitmentproces wordt uitbesteed, is niet voor iedere organisatie direct een logische stap. Dat begrijpen wij. Daarom bieden wij RPO niet alleen volledig aan, maar ook in een afgebakende instapvariant, zodat organisaties gecontroleerd kunnen ervaren wat het betekent om delen van recruitment uit handen te geven.

Daarbij is het onderscheid met Werving & Selectie essentieel.

Werving & Selectie is gericht op één concrete vacature. De vraag is helder: zoek voor ons deze medewerker. Wij voeren het traject uit en worden afgerekend per succesvolle plaatsing.

RPO gaat niet over één vacature, maar over het proces. Wij nemen structureel (delen van) recruitment over en functioneren als verlengstuk van HR. Dat vraagt volume, samenhang en bereidheid om recruitment organisatiebreed anders in te richten.

Voor organisaties die dat laatste nog een stap te ver vinden, is er een tussenvorm.

RPO Light is bedoeld voor organisaties die hun recruitment niet volledig willen uitbesteden, maar wel behoefte hebben aan operationele ontlasting. In deze vorm blijft de regie nadrukkelijk bij de organisatie.

De organisatie verzorgt zelf de vacatureplaatsing en ontvangt de reacties rechtstreeks. Vanaf dat moment nemen wij een duidelijk afgebakend deel van het proces over, waaronder:

Screening van cv’s

Overleg over geselecteerde profielen

Afwijzen van kandidaten

Telefonische interviews met geselecteerde kandidaten

Terugkoppeling en feedback

Verzorgen van uitnodigingen voor gesprekken

Vanaf het moment dat de fysieke gesprekken plaatsvinden, neemt de organisatie het proces weer volledig zelf over.

RPO Light is geschikt voor één functie of een beperkt aantal functies wanneer vooral operationele verlichting gewenst is. Het is nadrukkelijk geen werving & selectie en ook geen volledig RPO, maar een duidelijke tussenstap.

Bij volledig RPO nemen wij het recruitmentproces structureel over. Recruitment wordt niet per vacature benaderd, maar per functiegroep of organisatieonderdeel. Dit betekent dat recruitment organisatiebreed wordt ingericht en niet afhankelijk is van losse acties of piekmomenten.

Volledig RPO is daarmee geen oplossing voor één vacature. Het vraagt volume en continuïteit. Organisaties die hiervoor kiezen, zijn bereid recruitment als proces te organiseren en de bijbehorende verantwoordelijkheid bij ons neer te leggen.

De prijsstelling van RPO verschilt fundamenteel van werving en selectie. Waar bij werving en selectie een plaatsingsfee centraal staat, is RPO gebaseerd op een procesprijs.

Het recruitmentproces wordt opgedeeld in modules. Per module bepalen we hoeveel tijd deze gemiddeld kost per kandidaat. Deze uren worden vermenigvuldigd met het afgesproken tarief; samen vormen zij de moduleprijs. De optelsom van de gekozen modules bepaalt de prijs per functie of – gebruikelijker – per functiegroep.

RPO is daarmee geen no-cure-no-pay-dienst, maar een structurele samenwerking gebaseerd op inzet, proces en voorspelbaarheid.

Helder onderscheid, bewuste keuze

Werving & Selectie
Eén vacature, volledige ontzorging, plaatsingsfee.

RPO Light
Eén of enkele vacatures, operationele ondersteuning, regie bij de organisatie.

Volledig RPO
Meerdere functies of functiegroepen, structurele procesovername, prijs op basis van modules en inzet.

Bij The AdminPeople bieden we deze vormen bewust naast elkaar aan. Niet om het ingewikkeld te maken, maar om organisaties de ruimte te geven op het juiste moment de juiste stap te zetten. Recruitment hoeft niet in één keer volledig uitbesteed te worden, maar vraagt wel om heldere keuzes, structuur en realistische verwachtingen. Daar helpen wij bij.

Snel tijdelijk personeel nodig? Neem dan contact op via 0348-490006 of laat hieronder uw gegevens achter.

Bij The AdminPeople draait succesvolle werving en selectie om het vinden van de juiste persoon, niet alleen de juiste kwalificaties. Uit onze ervaring blijkt dat mensen vaker vertrekken omdat het niet klikt met de organisatie of het team, dan omdat ze het werk niet kunnen. Daarom starten wij altijd met een grondige inventarisatie van de vacature: we spreken met de opdrachtgever om te begrijpen welk type medewerker gezocht wordt, hoe de teamdynamiek is en welke aspecten van de bedrijfscultuur belangrijk zijn.

We kijken bijvoorbeeld naar: samenwerking en teamdynamiek, leiderschapsstijl, communicatievormen, flexibiliteit, prestatiegerichtheid en waarden binnen de organisatie. Dit is cruciaal om te zorgen dat een kandidaat duurzaam past binnen de organisatie.

Onze werving verloopt proactief: we wachten niet af, maar benaderen actief kandidaten. Wat doen wij standaard:

Actieve search in LinkedIn en onze eigen database

Plaatsing van de vacature op onze eigen site, nationale vacaturebanken en platforms zoals Indeed voor het vergroten van de zichtbaarheid

Door deze proactieve aanpak kunnen we de juiste kandidaten vinden, ook in een markt waarin reacties op vacatures niet vanzelfsprekend zijn. Het kost veel tijd en inspanning om door alle data heen te gaan en te bepalen wie potentieel interessant is, maar dit is essentieel om kwalitatieve matches te realiseren.

Waar we vroeger reacties kregen (er was interesse) moeten we nu nadrukkelijk interesse wekken en zo reacties krijgen.

Binnen werving & selectie kunnen verschillende aanvullende modules worden ingezet:

Testen en assessments (extra kosten)

CV-checks (extra kosten)

Deze modules zijn losse onderdelen van de dienstverlening en worden apart gefactureerd, zodat de opdrachtgever kan kiezen welke extra ondersteuning gewenst is.

Onze fee-structuur is transparant en afgestemd op het functieniveau:

MBO-functies: 20% van het jaarsalaris

HBO-functies: 25% van het jaarsalaris

Managementniveau: 30% van het jaarsalaris

Een jaarsalaris bestaat uit 12 x het bruto maandsalaris plus vakantietoeslag.

De fee wordt in twee delen gefactureerd: 50% bij ondertekening van het contract en het resterende bedrag na de proeftijd.

Daarnaast rekenen we een opstartfee van €2.500 exclusief BTW, die niet refundabel is. Dit dekt de kosten en inzet die nodig zijn om de vacature zichtbaar te maken, kandidaten te benaderen en door de grote hoeveelheid data heen te gaan. De opstartfee wordt wel in mindering gebracht op de fee als de plaatsing succesvol is.

Wanneer wij kandidaten actief benaderen, kan het voorkomen dat zij direct zelf bij de opdrachtgever reageren. Dit gebeurt vaak omdat wij hen hebben getriggerd. De kosten en inzet die wij hebben gedaan om deze kandidaat te vinden zijn dan gemaakt, en het proces heeft effect gehad. Daarom is de fee ook in deze situatie verschuldigd, mits wij bewijs hebben dat wij de kandidaat vóór de directe reactie hebben benaderd (bijvoorbeeld via e-mail of LinkedIn-uitnodiging). En anders zijn de kosten voor onze klant eigenlijk marketingkosten. We hebben dan via onze communicatie kunnen bewerkstelligen dat zij de juiste kandidaat krijgen.

Stopte een kandidaat tijdens de proeftijd, ongeacht initiatief, dan wordt de procedure opnieuw uitgevoerd onder dezelfde voorwaarden. Eventueel reeds gefactureerde bedragen worden verrekend.

Vertrekt een kandidaat na het eerste contract en blijkt objectief dat hij/zij onvoldoende kwalificaties had, dan wordt de procedure opnieuw uitgevoerd en is er geen extra fee verschuldigd.

In alle andere gevallen blijft de volledige fee verschuldigd.